Grundsätzlich schuldet der Unternehmer (ob Freiberufler oder Gewerbetreibender) für alle Umsätze (Einnahmen) die er tätigt die Umsatzsteuer (auch Mehrwertsteuer genannt). Es gibt allerdings einen Sondertatbestand der sich Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nennt.
Wann wird keine Umsatzsteuer erhoben?
Wenn der Umsatz (die Einnahmen) im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht übersteigen wird.
Was ist der Umsatz im Sinne des Gesetzes?
Hier finden die Ausführungen des § 19 Abs. 3 UStG Anwendung, die im Detail nur in der steuerlichen Beratung genauer erläutert werden können.
Wenn ich mich für die Kleinunternehmerregelung entscheide, welche Formvorschriften muss ich dann beachten?
Die Rechnung muss einen Hinweis enthalten, dass die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG angewendet wird.
Wann ist es sinnvoll die Kleinunternehmerregelung anzuwenden?
Wer selbständig ist, sollte für sich abklären, ob eine Kleinunternehmerregelung Sinn macht oder nicht. Wenn Sie viele Privatkunden haben (z.B. Haushaltsservice, Kosmetikstudio, Massage), spricht dies grundsätzlich für die Anwendung. Wenn Sie gleichzeitig aber auch viele Anschaffungen haben (Fahrzeug, PC, Möbel, Maschinen, Software, Logo, Homepage etc.) dann ist aus all diesen Betriebsausgaben damit auch der Vorsteuerabzug nicht möglich.
Als „normaler“ Unternehmer mit Umsatzsteuer müssen Sie Ihre Buchführung monatlich/vierteljährlich abwickeln und eine entsprechende Umsatzsteuervoranmeldung erstellen. Dazu benötigen die meisten Unternehmer Hilfe von einem Buchhaltungsbüro oder einem Steuerberater, da gerade die erstmalige Verbuchung der Belege und das Kennenlernen der steuerlichen Vorschriften viel Wissen verlangt. Dadurch entstehen natürlich zusätzliche Kosten; andererseits lernen Sie viel über die Thematik Steuern dazu, was Sie sich alleine nur mühsam erarbeiten. Hier kann Sie die Buchhaltungssoftware lexware sehr gut unterstützen.
Andererseits ist es schwierig nach einigen Jahren als Kleinunternehmer, aufgrund des Überschreitens der Grenze plötzlich die Preise entsprechend anzupassen. Die Homepage muss ggf. geändert, Flyer neu gedruckt werden. Dabei ist es vor allem oft schwierig dem Privatmann zu erklären, warum die Preiskalkulation sich jetzt plötzlich verändert hat.
Ein wichtiges Entscheidungskriterium ist somit vor allem: Welcher Art sind Ihre Kunden?
Wie in eigentlich allen Bereichen des Steuerrechts lässt sich keine pauschale Aussage zu dieser Thematik treffen. Meistens jedoch ist es sinnvoll, gerade wegen der hohen Investitionen zu Beginn des Unternehmens, auf die Regelung zu verzichten und die Rechnungen direkt mit Umsatzsteuerausweis zu erstellen. Zudem treten Sie dann auf dem „Markt“ als „richtiger“ Unternehmer auf und begrenzen sich in den Folgejahren auch nicht durch die Thematik („ich darf nicht mehr als 25.000 Euro verdienen, sonst muss ich Umsatzsteuer bezahlen“).
Kann ich von der Umsatzsteuerpflicht zur Kleinunternehmerregelung zurück wechseln?
Wenn Sie sich durch eine Erklärung gegenüber dem Finanzamt gegen die Anwendung der Kleinunternehmerregelung entschieden haben, sind Sie daran 5 Kalenderjahre gebunden.
Bei Beginn der Unternehmertätigkeit findet Ihre Entscheidung im Rahmen des Fragebogens zur Gewerbeanmeldung/freiberuflichen Tätigkeit des Finanzamtes statt. Daher ist es wichtig, bereits zu Beginn die Vor- und Nachteile dieser Thematik unbedingt abzuwägen.
Wenn Sie die Grenze von 25.000 Euro in 2026 überschritten haben, müssen Sie ab 2027 Umsatzsteuer bezahlen. Sollten dann Ihre Umsätze 2027 -aus welchen Gründen auch immer – wieder unter 25.000 Euro sein, können Sie erneut zur Kleinunternehmerregelung zurück kehren, wenn Sie dies wünschen. Diese neue Wahl ist dem Finanzamt entsprechend mitzuteilen.
Bitte beachten Sie: Dieser Blogbeitrag dient nur zur Information und ist keine steuerliche Beratung.
* Änderung durch das Dritte Bürokratieentlastungsgesetz 11/2019